Datenschutzhinweise Anmeldung

Das Institut | Ein Dienst für Mitarbeitende in Caritas · Pastoral und Verwaltung im Bistum Mainz

Datenschutzhinweise

Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) in der Fassung des einstimmigenBeschlusses der Vollversammlung des Verbandes der Diözesen Deutschlands
vom 20. Nov.2017, veröffentlicht im Kirchlichen Amtsblatt für die Diözese Mainz Nr. 3/2018

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ih- rer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortlich im Institut für Geistliche Begleitung von Hauptamtlichen in Seelsorge und Caritas, Bistum Mainz, Himmelgasse 7, 55116 Mainz ist

Pfr. Winfried Hommel,
Himmelgasse 7
55116 Mainz
Telefon 06131- 253447
E-Mail Winfried.Hommel@Bistum-Mainz.de

Betrieblicher Datenschutzbeauftragter für das Bischöfliche Ordinariat Mainz mit seinen Dienststellen und Einrichtungen ist Verwaltungsdirektor
Günter Zwingert
Maria-Ward-Str. 12
55116 Mainz
Tel.: 06131/253-144
E-Mail Datenschutz@Bistum-Mainz.de

2. Welche Daten erheben und nutzen wir, wenn Sie sich zu einem Kurs anmelden?

Die im Anmeldeformular mit einem * gekennzeichneten Felder sind „Pflichtfelder“. Wir benötigen diese Daten, um die von Ihnen gewünschte Leistung – die Teilnahme an einem unserer Kurse – erbringen zu können. Dabei handelt es sich um folgende Angaben:

• Name, Vorname, Wohnort mit Postleitzahl und Straße incl. Hausnummer
  Diese Angaben benötigen wir, um Ihnen im Vorfeld des Kurses postalisch weitere wichtige Informatio- nen zukommen zu lassen.
• E-Mail-Adresse: Sie erhalten nach Absenden des Formulars eine automatisch generierte Bestätigung Ihrer Anmeldung, ggf. aber auch ein Fehlermeldung, wenn etwas nicht funktioniert hat. Auf diesem kön- nen wir Sie auch sehr kurzfristig informieren, falls z.B. der Kurs wegen Erkrankung abgesagt werden muss.
• Geburtsjahr: Dieses benötigen wir, um die Altersstruktur der Teilnehmer/innen einschätzen zu können.
• Telefonnummer (privat oder dienstlich): Damit können wir Sie noch schneller und aktueller erreichen, falls es von unserer Seite unerwartete Veränderungen gibt.
• Beruf und Beschäftigungsumfang: Diese Angaben benötigen wir zur Berechnung Ihres Kostenbeitrages.
• Dienststelle, Ort und Straße incl. Hausnummer
  Diese Angaben benötigen wir für Ihre Zuordnung auf Grundlage der Kostenbeitragstabelle.
• Vegetarisches Essen / besondere Kostform (Diät) gewünscht: Da wir Frühstück, Mittag- und Abend- essen von den Trägern der Veranstaltungsorte geliefert bekommen, müssen wir denen gegenüber vor den Kursen eine Meldung geben , um die gewünschte Kostform sicher zu stellen.Die Angaben in den übrigen Feldern erleichtern uns, uns auf Sie einzustellen und den Kurs entsprechend vorzubereiten. Im Einzelnen handelt es sich dabei um:
  • Fahrgemeinschaften: Um die Bildung von Fahrgemeinschaften zur An- und Abreise zu ermöglichen, le- gen wir dem Informationsbrief vor Beginn des Kurses eine Liste bei, die Vorname, Name, Wohnort und Kontaktdaten (Telefon und/oder Mailadresse) enthält. In diesem Feld entscheiden Sie, ob Sie auf dieser Liste stehen und sie dann auch erhalten möchten.
  • Dauer der Speicherung: Hier können Sie uns erlauben, Ihre Daten über das Kursende hinaus bis zum 31.12. des fünften Jahres zu speichern. (Beispiel: Kurs 2018 – späteste Löschung 31.12.2022). Das er- leichtert uns die Arbeit, falls Sie sich in diesem Zeitraum zu einem weiteren Kurs anmelden und ist Vo- raussetzung für den nächsten Punkt.
  • Zusendung des Programms oder von Informationen: Wenn Sie dieses Feld ankreuzen, erhalten Sie einmal im Jahr unser Programm oder die Info, dass es im Internet veröffentlicht ist.
  • Sonstige Hinweise: Falls Sie uns noch etwas mitteilen oder fragen möchten …

3. Zu welchen Zwecken werden Ihre Daten von uns verwendet?

Wir garantieren Ihnen, dass wir Ihre Daten nur zu dienstlichen Zwecken, das heißt hier zur Vorbereitung und Durchführung des gewünschten Kurses, verwenden. Sollten Sie das entsprechende Feld angekreuzt haben, nutzen wir Post- oder Mailadresse auch für Programminformationen (s.o.)

4. Wo speichern wir Ihre Daten und wer hat Zugriff darauf?

Ihre Daten werden ausschließlich auf Datenträgern im internen EDV-Netz des Bischöflichen Ordinariates Mainz zentral gespeichert. Zugriff auf Ihre Daten haben in einem gestuften Berechtigungssystem nur unsere Mitarbei- ter/innen, die sich per Dienstvertrag zu Datenschutz und Verschwiegenheit verpflichtet haben.

Wir geben die von uns erfassten Daten nicht an Dritte weiter, auch nicht an externe Dienstleister oder andere kirchliche Stellen.

5. Wie lange werden Ihre Daten von uns gespeichert und welche Rechte haben Sie?

Falls Sie mit der Anmeldung nicht die Einwilligung zu einer längerfristigen Speicherung gegeben haben (s.o.) werden Ihre elektronisch gespeicherten Daten nach Abschluss des Kurses gelöscht. Ihre Anmeldung und alle im Laufe der Kursvorbereitung evtl. erstellten Listen werden auf jeden Fall sicher vernichtet.

Sollten Sie einer längerfristigen Speicherung Ihrer Daten zugestimmt haben, können Sie dieses jederzeit ohne Angabe von Gründen in Schriftform widerrufen. Dann werden die Daten unverzüglich gelöscht und Sie erhalten darüber eine Information.

Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Daten von Ihnen bei uns gespeichert sind und ggf. deren Berichtigung oder Löschung einfordern.

Mainz, den 10. Februar 2020 Winfried Hommel, Pfarrer